​En del af Øresund Tennis

Privatlivspolitik for idrætsforeninger

25.maj 2018

Nivå-Kokkedal Tennisklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Nivå-Kokkedal Tennisklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand Helena Lytton

Adresse: ​Græstedgårdsvej 1, 2980 Kokkedal

CVR: 71470512

Telefonnr.: 27 89 55 10

Mail: formand@nktennis.dk

Website: www.nktennis.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1)​Medlemsoplysninger:

-​Almindelige personoplysninger:

o​Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2)​Oplysninger om ledere og trænere:

-​Almindelige personoplysninger:

o​Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

o​Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

-​Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o​CPR-nummer

o​Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

·​Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

·​Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

·​Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

·​At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

·​Behandling efter lovkrav

·​Behandling med samtykke

Formålene:

1)​Formål med behandling af medlemsoplysninger:

·​Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

·​Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

·​Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

·​Levering af varer og ydelser du har bestilt

·​Administration af din relation til os

2)​Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

·​Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

·​Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

·​Opfyldelse af lovkrav

·​Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

·​Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

·​Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

·​Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

·​Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

·​Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

·​Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

·​Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund iDIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

·​Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

·​Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

·​Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

·​Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi envurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·​Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·​Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·​Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

·​Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•​Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•​Retten til indsigt i egne personoplysninger

•​Retten til berigtigelse

•​Retten til sletning

•​Retten til begrænsning af behandling

•​Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•​Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. ​

  Fortegnelse over behandling af personoplysninger i en idrætsforening

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Nivå-Kokkedal Tennisklub, Græstedgårdsvej 1, 2980 Kokkedal

CVR 71470512

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 25.maj 2018

1.​Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Kontaktoplysninger på navngivne personer.

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

-​Formand Jørk Hoffmann, tlf. 40456660

-​formand@nktennis.dk

2.​Hvad er formålene med behandlingen?

Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.

Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.

a)​Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

b)​Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

c)​Indhentelse af børneattester

d)​Hensyntagen til skader og helbredsforhold

e)​Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

3.​Hvilke personoplysninger behandler vi?

Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.

Almindelige personoplysninger:

a)​Navn

b)​Mailadresse

c)​Telefon

d)​Adresse

e)​Fødselsdato

f)​Køn

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

a)​CPR-nummer

b)​Helbredsoplysninger

c)​Oplysninger om strafbare forhold

4.​Hvem behandler vi oplysninger om?

De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a)​Medlemmer

b)​Ledere

c)​Trænere

d)​Frivillige

5.​Hvem videregives oplysningerne til?

Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde.

Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.

a)​Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri

b)​Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

c)​Nyhedsmails der udsendes til vore medlemmer behandles af MailChimp (som er blandt de største i verden til denne opgave) Vi har en databehandlingsaftale med MailChimp som udsender mails for os. Hvis medlemmer ønsker nyhedsmail videregives derfor en mailadresse (og alene mailadressen)til MailChimp. Såfremt man ikke længere ønsker nyhedsmails er der på hver eneste udsendt nyhedsmail et link man kan trykke på og derved framelde sig nyhedsmail.

d)​Vi har en databehandlingsaftale med Globus Data A/S som kører/behandler det fælles booking- og betalingssystem ” FHNK 3 tennisklubber i Fredensborg Kommune”. Da systemet er en del af en samlet portal, er medlems oplysninger ikke kun tilgængelige for Nivå Kokkedal Tennisklub, men også for administratorer fra de øvrige lokationer, der anvender fhnk.halbooking.dk.

e)​​

6.​Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.

a)​Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 2 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.

b)​Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

c)​CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

d)​Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

7.​Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.

a)​Vi har en databehandlingsaftale med Globus Data A/S som kører/behandler det fælles booking- og betalingssystem ” FHNK 3 tennisklubber i Fredensborg Kommune”. Det er i dette system at persondata ligger og behandles

b)​Da systemet er en del af en samlet portal, er medlems oplysninger ikke kun tilgængelige for administratorer fra Nivå Kokkedal Tennisklub, men også for administratorer fra de øvrige lokationer, der anvender fhnk.halbooking.dk.

c)​​

8.​Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9.​Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

a)​At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.

b)​At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.

c)​At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

Vores IT-system kan følgende:

a)​Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt]

​​

Nivå-Kokkedal Tennisklub      |      Græstedgårdsvej 1        |      2980 Kokkedal       |       Tlf: 27 89 55 10  |      E-mail: formand@nktennis.dk