Nivå Kokkedal Tennisklub
TENNIS/r-2018-06-12 ver.2/13-06-18/PS Side 1 af 2
Opdateret Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 12/6-2018
Deltagere: Jørk Hoffmann (formand) (JH) joerk.hoffmann@hotmail.com Helena Lytton (næstformand) (HL) helenalytton@outlook.dk Charlotte Schrøder (juniorformand) (CS) charlotteschroder18@gmail.com Søren Pind (webmaster) (SP) web@nktennis.dk Flemming Stener Eriksen (ansv. for turneringer) (FSE) fse@fse-research.dk Niels Lund Christensen (suppleant) (NLC) nielslund_christensen@yahoo.dk Peter Sæbye (kasserer) (PS) peter@saebye.dk Martin Olsson (DGI) martin.olsson@dgi.dk
Fraværende: Poul Thye (suppleant) (PT) pgt@ukiyo-e.dk
Referent: Peter Distribution: Bestyrelsen
Godkendelse af referat og opfølgning fra sidste møde
Ingen kommentarer
Formand (Baner og Klubhus)
Betaling for bolde: Det blev besluttet at officielle kampe får udleveret nye bolde. Andre kampe som f.eks. DropIn, kvindeturnering etc. får brugte bolde (fra officielle turneringer).
Egenbetaling af turneringer: Det blev drøftet om klubben skal betale DKK 4.500,- for turneringer hvor kun meget få af medlemmerne er med, eller om det skal være egenbetaling. Det blev besluttet at dette spørgsmål først afgøres på næste bestyrelsesmøde hvor der forinden er fakta på hvor mange der er med i disse turneringer.
Baner og anlæg: Det blev besluttet IKKE at gennemføre arbejdsdag, som ellers berammet den 23. juni; og der blev IKKE truffet nogle beslutninger om, hvorledes vi så har tænkt os at sikre gode baner.
Økonomi
Opdateret regnskab udleveret (Vedlagt er et opdateret regnskab med forecast til forventet resultat). Der er dags dato en tilbagegang på 37 medlemmer: 0-12 år: -7 13-18 år: -11 19-24 år: 0 25-60 år: -17 61-99 år: -2
Det blev aftalt at PS undersøger hvor mange der er forsvundet og evt. hvorfor. SP følger op på nye medlemmer for at sikre at de er kommet godt ind i klubben og har fået adgang til hjemmeside og booking. Dette gøres evt. med udsendelse af en email.
Nivå Kokkedal Tennisklub
TENNIS/r-2018-06-12 ver.2/13-06-18/PS Side 2 af 2
DGI puljer: Martin fortalte at der findes forskellige puljer der kan søges. CS prøver at søge de forskellige puljer. Blæksprutte: Lilian er ansat til at holde orden i klubhus.
Medlemmer: Det blev besluttet, at JH skulle fremskaffe ny medlemsliste. Der blev desuden truffet beslutning om, at vi IKKE skulle igangsætte nye hvervekampagner.
Aktiviteter
2. juni arrangement havde pæn tilslutning.
Bestyrelsen skal bakke op om Sankt Hans arrangement onsdag den 20/6-18.
Turneringer
FSE har styr på ”Head Seniorcup 4 søndage i juli”. Man kan tilmelde sig de dage man kan. Det er ikke nødvendigt at kunne deltage alle gange.
Det blev besluttet, at Helena kunne igangsætte sine beskrevne turneringer. Desuden blev det drøftet, at vi skulle lave turneringer for juniorer, m.v.
ØT og Træning
Ikke behandlet.
Hjemmeside og Nyhedsbreve
SP har fremstillet et oplæg til en beskrivelse af ”privatlivets politik”. Bestyrelsen skal se på det og eventuelt sende kommentarer til SP.
Eventuelt
Næste møder
Næste møde tirsdag den 14/8-2018 kl. 18:00 i klubhus.
Referat godkendt (på følgende bestyrelsesmøde):
_______________________ _____________________ _______________
Referat BMmøde den 28.3.2018
Ekstraordinær GF
Der indkaldes pr. særskilt mail og program, se udsendte nyhedsbrev.
På mødet skal der vælges kasserer og dermed bestyrelsesmedlem (Peter Sæbye)
samt suppleant (der er en kandidat jf søren)
ØT-aftale medbringes
Der oplyses om bestyrelseshonorar
Klubhus
Bestyrelsen har sagt ja til forslaget
Åbningsdag
Flemming færdiggører sit oplæg samt meddeler os budget på hele arrangementet.
Oplægget gennmgås på næste bm
Hvervekampagne
Folder laves til den 21.4 (Flemming)
Mulig pris for folder er godkendt
Alle BM-medlemmer medvirker til hvervning
Vi har købt for 8.000 kr. ketchere
Koncepter er godkendt jf tidligere møder
Egenbetaling
Der var tvivl om, hvorvidt hensigtsmæssigt at tage gebyr for deltagelse 150,- kr.
Jørk undersøger
Bolde er IKKE gratis mere, jørk laver liste over hvilke turneringer/arrangementer,
der tages penge for bolde på;
Såvidt det allerede nu skønnes, er der gratis bolde til åbningsturnering, 5.maj, alle
andre aktiviteter betales der bolde til. Drop-in kan bruge vores gamle bolde eller egne
Honorar
Alle i bestyrelsen får honorar på kr. 1.000 til dækning af diverse udgifter.
Jformandne kører dog efter regning og laver regnskab herfor
Maledag
På trods af diverse gennemføres maledagen for at opgradere klublokale.
Brug af klubhus
Regler er udsendt herom, se nyhedsmail.
Prokuraregler
Alle udgifter skal godkendes af formand eller kasserer og skal (helst) være
budgetteret, dog kan uforudsete udgifter naturligvis ikke undgås.
Ansvarsområder
Charlotte for unge, skoler/institutioner/ØT
Kontingentbetaling og
1. maj rykkes og efter 15. maj gebyr
rykkerkoncept
Næste møder
23.4. og 11.6
Mødereferat fra bestyrelsesmøde den 6.3.2017
Deltagere; Jørk Hoffmann, Søren Pind, Erik Holmskov, Søren Pind, Olga Nikroozi (delvist)
Konstituering.
Jørk Hoffmann, formand for NKT-Tennis, sponsoraftaler
Suzanne Svømmekjær, kasserer
Jacob Raundal, ungdomsudvalg, børn og juniorer
Erik Holmskov, klubhus og baner
Richart Britze, voksenudvalg
Søren Pind, hjemmeside og FaceBook
Thomas Skovengaard, klubmesterskaber, trænere, m.v.
Olga Nikroozi, aktivieter, nye medlemmer, delvist samarbejde med Jørk Hoffmann og Eva Landmark Knudsen, m.fl.
Revisor; Peter Fredsted, Flemming Sorth
Revisorsuppleant er ikke nødvendig, hvorfor Susanne Stensballe vil få meddelelse herom.
Bestyrelsesmøder.
6.3 kl 18.30
4.4 kl. 18.30
22.5kl. 18.30
20.6 kl 18.30
Bestyrelsen er jo udvidet og suppleanter er inviteret til deltagelse. Dermed er der også tilført flere ressourcer men også risiko for afbud. Bestyrelsesmøder vil dog altid kunne optræde beslutningsdygtigt. Såvidt muligt vil der udsendes udførlig agenda forud, hvilket betyder, at medlemmer bør tage stilling til eventuelle forslag og meddele deres stillingtagen.
I enkelte tilfælde, hvor den mødedeltagende skønner, at det er nødvendigt at høre fraværende medlemmers stillingtagen, vil beslutninger træffes med mulighed for efterfølgende ændringer/ indvendinger/kommentarer.
Hjemmeside.
Søren oplæres hurtigst muligt og møde med Frank aftales, Søren tager kontakt til Frank tlf 51177481.
Hjemmesiden opdateres med det samme, d.v.s. week-enden. Vigtigt er det, at få fjernet gammelt materiale, oplysninger om generalforsamlingen, nye bestyrelsesmedlemmer. Aktivitetskalender afventer færdig plan med terminer på, men det haster;; Medlemsliste opdateres. Hjemmesiden effektiviseres, hvis nødvendig.
Kalender og aktiviteter.
Olga tager initiativ til at færdiggøre oplæg med input fra øvrige, jørk, eva, helena, m.fl. Følgende aktiviteter kan indgå, men også flere;
Åbningsdag (sidste week-end i april) Erik afstemmer med kommunen om klargøringstid. Mål er 14 dage forud for åbningsdag.
Åbningsturnering
Hvervekampagne
Klubmesterskab Øresund
Børneturnering
Kvindeturnering
Klubmesterskab
Turneringskampe mod andre klubber
Fest
Rød/blå (Nybolig turnering), SparNord,
Inddragelsesaktivitet for makkerbørsmedlemmer
Mentorordnning for nye medlemmer
Arbejdsdag (i juni, lørdag)
Bestyrelseshonorering.
Det blev vedtaget, IKKE at yde bestyrelseshonorar, men at kompensere udgifter mod købsbon. Typiske udgifter, printertoner, papir, frimærker, kontormapper, o.lign. kontorudgifter.
Kørsel i egen bil honoreres med statens takster med angivelse af
Dato, km.stand start/km.stand slut, antal km, besøgssted og formål, evt navn på besøgspartner.
Statens takster er 3,65kr i egen bil, cykel/knallert 0,52 kr.
Indkøb og fakturaer.
Alt hvad, der købes ind, skal ske uden interessesammenfald. I tilfælde af interessesammenfald, skal både formand og kasserer godkende indkøb.
Alle indkøb skal baseres på fornuftigt købmandsskab. Større udgifter kan foretages suverænt af bestyrelsesmedlemmer, men det vil være klædeligt at forelægge sådanne udgiftsplaner på bestyrelsesmøder. I det omfang, der er mulighed for det, kan indkøb koordineres med sponsoraftale, hvis hensigtsmæssigt.
4-augenprincip.
Alle udgifter, fakturaer og regninger skal ses/godkendes af to personer, normalt bogholder og kasserer.
Retten til banerne og bookning.
Der kan være tvivl om hensigtsmæssigheden i nuværende system og prioriteringer for banebookning. Erik og Thomas præsenterer oplæg hertil, enten snarligt i form af skriftligt oplæg til bestyrelsen eller ved næstkommende bestyrelsesmøde.
Mentor og velkomst for nye medlemmer.
Oplæg til ordning imødeses fra Olga og andre engagerede.
Holdtilskud.
Tidligere har der været tilskud på kr. 100,- hvilket er for lille et beløb. Endnu tidligere har det været på 500,- kr. hvilket var for højt. Fremover vil beløbet være kr. 250,- (Erik kan præcisere ordningen for alle;)
Rykkergebyr.
Følgende koncept blev besluttet; alle medlemmer får faktura på kontingent den 1. april. Hvis der ikke er betalt kontingent den 15. maj, udsendes rykker. Hvis der ikke er betalt inden den 1. juni fremsendes ny faktura og med et rykkergebyr på kr. 150,-
Banekontrol.
Hidtidige praksis fortsætter uændret; dvs man holder øje med spillere, men undgå konfrontation eller utilfredshed;
Medlemskort.
Det undersøges (jørk) hvad omkostningen er inkl. Udsendelse og administration.